Kako odmoriti od posla – zaista !

Amerikanci su užasni kada je reč o odmoru. Dok se razlozi razlikuju, istraživački centar Pju (Pew Researh Center) nedavno je saopštio da 46% radnika u SAD koji imaju plaćeni odmori uzimaju manje vremena nego što im je ponuđeno.

Shvatam: Pišem ovaj tekst tokom prazničnog vikenda.

I zato sam odlučila da konsultujem eksperta. Rašel Ajsip (Rashelle Isip), konsultantkinja za produktivnost i trener za upravljanje vremenom iz Njujorka, bukvalno je napisala knjigu: Vodič eksperta za upravljanje vremenom.

Znam da nisam dobra u udaljavanju od posla. Delom je to zato što sam kontrol frik (brinem da stvari neće biti završene), a delom zato što želim da moji klijenti i saradnici budu srećni (očigledno je da sam srednje dete).

Prema studiji Pju istraživačkog centra, jedan od najčešćih razloga – i onaj koji poreski, računovodstveni i pravni profesionalci bez sumnje ističu – jeste briga da bi mogli da kasne s poslom ako uzmu više slobodnog vremena. Drugi brinu kako to utiče na njihovu mogućnost za napredovanje ili zbog opterećenja koje bi nametnuli kolegama.

Bez obzira na razlog, Ajsip kaže da moramo da normalizujemo uzimanje slobodnog vremena od posla. „Ljudi idu na odmore, posebno tokom leta“, prosto objašnjava Ajsip.

Zašto treba uzeti slobodno vreme?

Dok otpuštanje može da izgleda kao luksuz, ne bi trebalo da bude. Prema rečima Ajsip, postoji praktičan razlog zašto treba odmarati: Ako ste iscrpljeni, ne možete da uslužite klijente na najbolji mogući način.

Ustvari, to je jedna od prvih stvari koju ćete čuti kada uđete u avion i krenete na odmor: letačko osoblje uvek upućuje da „stavite prvo svoju masku za kiseonik pre nego što pomognete drugima“. Ne možete efektno da pomognete drugima ako ste sami na „rezervi“.

Iako znamo da je to tačno, u teškim biznisima usluživanja klijenata, kao što su porezi, računovodstvo i pravo, može da bude teško uvideti vrednost uzimanja vremena za sebe. Ali Ajsip predlaže da ako je to primarna briga, verovatno je odlično vreme da preispitate kako radite i ko bi mogli da budu vaši klijenti.

Kada je reč o klijentima koji zahtevaju vaše celokupno vreme, možda je dobro da se zapitate, „Da li je to klijent kakvog želim?“.

Planirajte da se opustite

Za neke od nas, samo bukiranje slobodnog vremena može da bude veliki korak. Šta onda?

Ajsip savetuje da bi deo odmora ili planiranja odsustva trebalo da uključuje pravljenje mini plana za povratak tako da vas ne sustigne sve odjednom. Ja sam neko ko pravi liste, tako da Ajsip predlaže izradu kratke liste stvari koje treba prvo uraditi kada se vratim u kancelariju. Na taj način, one To Do stvari koje čekaju neće biti prve i glavne misli dok nisam tu.

Šta još treba da bude deo tog mini plana? Zakazivanje sastanaka koje bi trebalo da imate kada se vratite. Često nagomilamo sastanke da nadoknadimo vreme dok smo odsustvovali. Ali Ajsip kaže da zakažemo te sastanke za kasnije – mnogo kasnije.

Kada se vratite, dodaje, poželećete da imate vremena da se organizujete i nadoknadite ono što ste propustili pre nego što uronite u novi krug sastanaka. Zakazivanje tih sastanaka nekoliko dana (ili nedelja) nakon što se vratite, omogućava vam da lakše uronite u radnu rutinu.

Postavite granice

Deo vašeg plana trebalo bi da uključuje i postavljanje granica. Pre nego što odete na odmor, Ajsip savetuje da razmislite da li želite da omogućite ljudima da vas kontaktiraju dok niste tu. Iako znamo da je cilj da se potpuno isključite, realno posmatrano, odgovor na to pitanje mogao bi da bude DA. Ako jeste DA, kaže Ajsip, morate da upravljate očekivanjima.

Ajsip je fan automatskih odgovora. Često imam osećaj krivice kada ih uključim, ali Ajsip da njihova efikasna upotreba može da bude dobra ideja. Komuniciranje vaše raspoloživosti klijentima i kolegama može da pomogne smanjivanju stresa povezanog sa osećajem da bi stalno trebalo da proveravate mejlove.

Isto važi i za govornu poštu. I, dodaje, sugerisanje kada ste na raspolaganju je isto je kao i kada prodavnice istaknu radno vreme – to je dobro oglašavanje i omogućava ljudima da znaju kada realno mogu da očekuju da će nešto moći da urade s vama.

Ako ne možete u potpunosti da se isključite, razmislite o podeli i blokiranju vremena. Priznaću da sam veliki fan ove strategije. Kada moram da uzvratim pozive klijentima, pokušavam da ih zakažem jedan za drugim u vremenskim segmentima tako da moj dan ne bude niz prekidanja. Isto radim za mejlove koji nisu hitni – obeležim mejlove nižeg prioriteta kako bih na sve odgovorila u okviru jednog sata.

To mi pomaže da budem produktivnija tokom radne nedelje. Ajsip kaže da bi to mogla da bude efikasna strategija i ako morate da radite na odmoru – raspoređivanje vremena za rad (i pridržavanje) mogu da vam omoguće da se osećate bolje kada je reč o oslobađanju vremena kasnije tokom dana radi opuštanja.

Trebalo bi, međutim, da budete konzistentni i, Ajsip naglašava, eksplicitni. Ako ste dostupni za pozive u određeno vreme svakog dana – što je idealno – to jasno naglasite. Vaš mejl ili govorna pošta treba jasno da komunicira, „biću na raspolaganju samo od jedan do tri popodne“ ili kada god da imate taj prozor.

Slično tome, ako apsolutno morate da se javite kancelariji dok niste tu, recite kolegama ili asistentu kada da očekuju vaš poziv.

Van tog vremena, ona kaže, pojasnite da ste dostupni samo „ako je apsolutno urgentno“. Ključno za ovu strategiju? Obezbedite da vaše kolege ili asistent razumeju šta je urgentno. Ako je u toku projekat povezan sa revizijom ili povratom poreza, na primer, istaknite aktivnosti koje bi zasluživale odgovor i budite što određeniji.

• Pismo od Poreske uprave u kojem kažu da su primili vaš dopis ali im je potrebno više vremena da odgovore? To nije toliko vremenski osetljivo da zahteva poziv ili mejl.
• Klijent vam je konačno dostavio svoju dokumentaciju? To može da čeka na vaš povratak.
• Ali službenik Poreske uprave na vratima vašeg klijenta? To bi zaslužilo poziv ili mejl (srećom, neočekivane posete malo su verovatne ovih dana).

„Ako može da čeka“, savetuje Ajsip, „neka čeka“.

Otarasite se ometanja

Može da pomogne ukoliko se otarasite ometanja. To uključuje isključivanje notifikacija na telefonu – možete ponovo da ih aktivirate kada se vratite. I ako imate aplikacije koje koristite za rad, poput Slack-a, razmislite da ih privremeno obrišete. Ne morate da znate oko čega su Dejv iz računovodstva ili Marian iz HR-a zabrinuti u ovom trenutku.

A što se tiče društvenih mreža? Ajsip savetuje da ne gledate društvene mreže dok ste na odmoru. Veoma je lako da vas usisaju informacije šta se dešava negde drugde – i da se ne fokusirate na to gde ste u ovom trenutku. Dok ste na odmoru, kaže ona, „uživajte u svetu oko vas“.

Može da bude teško opustiti se, posebno za neke od nas koji imamo osećaj da uvek nešto radimo. Ajsip kaže da odmor može da ponudi odlično vreme da vežbate da ne zakazujete bilo šta u vašem kalendaru, uključujući obilaske i događaje. Oni koji preteruju u zakazivanju skloni su da isto rade i na odmoru, ali dodaje, ne mora svaki deo dana da bude popunjen.

Priznaću da je taj savet prilično izazovan. Volim da sam zauzeta. Za nas kojima je teško da ne radimo ništa, Ajsip ima alternativni predlog – vežbajte da ne zakažete ništa tokom jednog sata ili više svakog dana kada niste na poslu. Nemojte da popunjavate to vreme i samo gledajte šta se dešava.

„Povezujemo to što ne radimo ništa sa lenjošću“, kaže ona, „ali postoji vrednost u opuštanju. Budite dovoljno hrabri da vidite koliko možete da se opustite“.

Potrudite se

Ako jednostavno ne možete da kažete ne poslu, razmislite o načinima da odvojite deo vremena, a da nemate osećaj kao da radite. To može da bude profesionalni razvoj – čitanje teksta ili gledanje seminara koje ste odlagali.

Priznajem da sam potrošila deo prošlogodišnje zimske pauze na gledanje kurseva edukacije u oblasti prava – bili su mi potrebni dodatni sati, ali nisam mogla da nađem vreme. Iako nije bilo u potpunosti opuštajuće, pomoglo mi je da skinem neke stvari sa to-do liste i da se osećam kao da sam postigla nešto dok mi je to i dalje dozvoljavalo da provedem deo vremena sa porodicom.

Dok je maksimalno opuštanje na odmoru prioritet, korisno je razumeti da to ne mora biti potraga u stilu sve ili ništa. „Potrudite se“, kaže Ajsip. Morate da budete svesni svojih ograničenja i da planirate u skladu s tim.

U najvećem delu, međutim, ona naglašava – odmor je odmor. Pročitajte neku laganu knjigu ili radite nešto drugo što vas opušta. Većina drugih stvari može da sačeka.

Povratak u kancelariju

Pod pretpostavkom da imate vremena da se opustite, šta je sledeće? Ako ste kao ja, jedan od najgorih delova odmora je povratak u kancelariju jer moj um automatski prelazi u razmišljanje šta moram da uradim kad se vratim. Želim da sve bude urađeno što je brže moguće.

To može da bude greška, prema Ajsip. Ako žurite da se vratite na posao, poništavate bilo kakvo opuštanje koje ste upravo postigli. Morate da se lagano vratite u rutinu, upozorava ona. Kada se vratite, razmotrite izradu liste svih stvari koje mislite da treba da uradite – ne obavezno po redu.

Izbacivanje iz glave svih stvari kojima bi trebalo da se bavite može da bude olakšanje samo po sebi. Zapišite sve, kaže ona, i onda počnite da planirate vaše naredne korake.

I sećate li se onih sastanaka koje ste odložili zakazujući ih nekoliko dana ili nedelja kasnije? To je korisno jer vam daje prostor za predah. Umesto žurenja na sastanke, možete da prođete kroz mejl i pobrinete se za ono što je najznačanije tako da budete spremni da se na kraju vratite na staro.

Vežbajte tokom godine

Ajsip kaže da su neke od naših radnih rutina samo to – rutine – i ne računaju se u to koliko dobro koristimo naše vreme. Ostavljanje vremena da razmislite kako možete bolje da uredite raspored rada može da bude prekretnica. Na primer, ne morate uvek da budete za vašim stolom samo zato što se to očekuje od vas. Zapitajte se, „da li radim zbog rada ili zapravo završavam neke stvari?“.

Ako imate problem da odete iz kancelarije, Ajsip savetuje da se proba sa mini pauzom. To može da bude u formi kraćeg rada tokom leta ili tokom manje napornih dana tokom godine. Kada ste u poslu koji ima rokove, kao što su porezi, računovodstvo i pravo, znate kada će naići period gužve. Ako znate da ćete da radite ceo dan u martu, a da ćete imati malo slobode u novembru, planirajte da prilagodite raspored tome.

Ako vaš rad nije sezonski, može da varira i u zavisnosti od dana u nedelji. Obratite pažnju na prirodnu oseku i protok rada tokom nedelje, kaže Ajsip, i razmotrite kako da napravite pauzu. Vežbajte da uzmete pun sat za ručak, na primer. To je jedan način da date sebi pauzu, a da ne uzmete puno od svog dana.

Sada napravite plan

Ako niste imali vreme za sebe – bez obzira na razlog – nemojte da se obeshrabrite. Ajsip vas ohrabruje da sada razmislite o sledećem odmoru. „Napravite plan“, kaže ona. A za one kojima je teško da odgurnu posao, kaže da sklone osećaj krivice.

„To vam se duguje“, objašnjava. Vreme odmora i plaćenog odsustva nisu samo preporuke. Većina poslova sa punim radnim vremenom podrazumevaju vreme za odmor plus plaćeno odsustvo svake godine – zapisani su u vaš opis posla. „Deo vašeg posla je da napravite pauzu“, naglašava ona.

izvor : Keli Filips Erb, novinarka Forbes